Weby center schůzek

V minulosti sloužil k vytvoření programu schůzky a připojení dokumentů k pozvánce na schůzku kalendář a e-mailový program. Nyní můžete tyto informace umístit na web centra schůzek a pozvané osoby je budou moci kdykoli zobrazit, upravit nebo přidat nové (v závislosti na přidělených oprávněních).

1 Namísto zadání programu schůzky do žádosti o schůzku…

2 …a připojení dokumentů k žádosti…

3 …přidejte odkaz na web centra schůzek.

1 Jestliže pozvané osoby klepnou na odkaz,…

2 …otevře se v jejich prohlížeči web centra schůzek, na kterém mohou zobrazit a pracovat s programem schůzky, dokumenty a dalšími informacemi o schůzce.

Centrální správa informací znamená, že uživatelé mohou vzájemně spolupracovat při vytváření obsahu, mají vždy k dispozici poslední verzi a při každé změně obsahu není nutné odesílat prostřednictvím e-mailového systému velké soubory.

Web centra schůzek lze vytvořit v různých umístěních za předpokladu, že služba Windows SharePoint Services je dostupná z umístění v síti intranet nebo Internet, ve kterém pracujete, a existuje nadřazený web služby SharePoint, na kterém lze web centra schůzek vytvořit. Weby center schůzek lze vytvořit z kalendáře a plánovacího programu kompatibilního se službou Windows SharePoint Services, například z aplikace Microsoft Office Outlook 2003, z existujícího webu centra schůzek (web centra však nelze vytvořit jako podřízený web existujícího webu centra schůzek), z webu služby Windows SharePoint Services nebo serveru Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 v síti intranet nebo z externího webu, který je hostitelem služby Windows SharePoint Services. Na webech center schůzek vytvořených v rámci vaší společnosti lze pozvat všechny uživatele ze stejné důvěryhodné domény a s platnou e-mailovou adresou. Na webech center schůzek vytvořených na externích webech lze pozvat všechny uživatele s platnou e-mailovou adresou.

Interakce mezi e-mailovou pozvánkou a webem centra schůzek se liší v závislosti na použitém e-mailovém programu. Pokud nastavíte web centra schůzek pomocí aplikace Office Outlook 2003 a e-mailového účtu serveru Microsoft Exchange Server, bude do základního textu žádosti o schůzku automaticky přidán odkaz na web centra schůzek. Aplikace Outlook také komunikuje s webem centra schůzek a automaticky na web centra přidá ze žádosti o schůzku předmět, jména účastníků, datum, čas a místo konání schůzky. Pokud později v aplikaci Outlook jména účastníků, datum, čas nebo místo konání změníte, budou tyto informace na webu centra schůzek automaticky aktualizovány.

Poznámka:  Pokud účastníky aktualizujete na webu centra, je nutné při aktualizaci informací v žádosti o schůzku přepnout zpět do aplikace Outlook.

Pokud použijete jiný e-mailový program než aplikaci Outlook, získáte další informace v dokumentaci k tomuto programu nebo od správce systému.

Web centra schůzek se skládá z jedné nebo několika stránek obsahujících podrobnosti o schůzce a seznamy s informacemi, které jsou běžné při plánování, řízení nebo následném zpracování schůzky. Mezi typické seznamy centra schůzek patří Cíle, Program schůzky, Účastníci, Rozhodnutí a Úkoly. Kromě seznamů lze přidat knihovnu dokumentů a knihovnu obrázků, ve kterých mohou uživatelé ukládat materiály související se schůzkou. Seznamy a knihovny zobrazené ve výchozím nastavení na domovské stránce závisí na šabloně zvolené při vytváření webu centra.

Na domovské stránce (a všech nově přidaných stránkách) jsou informace rozděleny do částí nazvaných webové části. Pro každý typ seznamu nebo knihovny a pro další typy informací, které lze přidat na web centra, existuje webová část.

Pokud web centra neobsahuje všechny požadované informace nebo se vám nelíbí rozložení či vzhled vytvořeného webu centra, můžete jej upravit.

1 Název, datum, čas a místo konání schůzky

2 Ouška stránky

3 Nabídka pro vlastní nastavení webu centra schůzek

4 Seznam Program schůzky zobrazený ve webové části

5 Knihovna dokumentů zobrazená ve webové části

Pokud používáte program rychlého zasílání zpráv kompatibilní se službou SharePoint pro systém Windows, například službu Windows Messenger, MSN Messenger nebo Exchange Instant Messaging, můžete pomocí něj v rámci seznamu Účastníci na webu centra schůzek komunikovat s ostatními účastníky. Pokud je účastník v režimu online, můžete jej požádat o připojení k webu centra za účelem vzájemné spolupráce.

Schůzka, pro kterou byl web centra schůzek vytvořen, se nekoná v tomto centru. Samotná schůzka je řízena osobně, prostřednictvím telefonu nebo konferenčního programu, jako je například program NetMeeting. Web centra však lze během schůzky zobrazit a aktualizovat. Můžete například aktualizovat seznam účastníků a zjistit tak, které osoby se schůzky skutečně zúčastnily, vytvořit seznam rozhodnutí, sledovat úkoly a publikovat zápisy ze schůzky. Tím vytvoříte úplný záznam schůzky pro budoucí použití.