Správa nepoužívaných kolekcí webů

Součástí služby Microsoft Windows SharePoint Services jsou nové možnosti pro správu, které umožňují automaticky odeslat vlastníkům kolekcí webů oznámení se žádostí o potvrzení, zda jsou jejich kolekce webů používány. Je také možné automaticky odstranit nepotvrzené kolekce webů. Tyto funkce umožňují řídit počet nepoužívaných webů na serveru.

Potvrzení o používání je podobné oznámení. Pokud vytvoříte kolekci webů, přidá ji služba Windows SharePoint Services do databáze a přihlásí ji jako aktivní web. Po určené době odešle služba Windows SharePoint Services vlastníkovi kolekce webů e-mailové oznámení s žádostí o opětovnou aktivaci nepoužívané kolekce webů nebo o její odstranění. Součástí tohoto e-mailového oznámení jsou odkazy umožňující potvrdit, že kolekce webů je aktivní, nebo odstranit kolekci webů. Po odeslání oznámení službou Windows SharePoint Services jsou možné tři následující varianty:

• Pokud je web používán, potvrdí jeho vlastník, že kolekce je aktivní, a služba Windows SharePoint Services ji zachová. Jakmile vlastník klepne na potvrzující odkaz, bude datum potvrzení webu obnoveno.
• Pokud není kolekce webů používána, může vlastník kolekci webů odstranit pomocí pokynů v e-mailovém oznámení nebo nemusí provést žádnou akci. Vlastníkovi budou nadále odesílána periodická e-mailová oznámení v intervalu zadaném správcem virtuálního serveru, dokud vlastník nepotvrdí, že je kolekce webů používána, nebo kolekci neodstraní.
• Pokud není kolekce webů používána a zapnete funkci automatického odstranění, odešle služba Windows SharePoint Services vlastníkovi kolekce webů zadaný počet dotazů. Jestliže vlastník nepotvrdí používání kolekce webů, služba Windows SharePoint Services kolekci automaticky odstraní.

Nepotřebné kolekce webů můžete odstranit automaticky bez zásahu správce a bez zálohovacího mechanismu. Chcete-li zabránit odstranění kolekce webů bez jakéhokoli oznámení, je třeba před zapnutím automatického odstranění zapnout potvrzení použití kolekce webů. Před odstraněním kolekce webů musí také služba Windows SharePoint Services odeslat vlastníkovi kolekce nejméně dvě oznámení o potvrzení. Automatické odstranění můžete konfigurovat ze stránek Centrální správy SharePoint nebo z příkazového řádku. Další informace získáte v sadě Windows SharePoint Services Resource Kit. Kromě tohoto základního zabezpečení, které je součástí výchozího nastavení, je doporučeno zvážit následující postupy:

• Požadujte od uživatelů při vytváření kolekcí webů sekundární kontakt.

  Ve výchozím nastavení je autor kolekce webů uveden jako vlastník kolekce. V závislosti na nastavení musí uživatel také zadat sekundární kontakt pro kolekci webů. Služba Windows SharePoint Services automaticky odesílá oznámení o potvrzení vlastníkovi kolekce webů a sekundárnímu kontaktu, pokud existuje.

• Nastavte vhodné intervaly mezi potvrzeními a před automatickým odstraněním.

  Pokud například vlastník kolekce webů není čtyři týdny k dispozici a služba Windows SharePoint Services odstraní kolekci webů po čtyřech vynechaných týdně odesílaných potvrzeních, může služba Windows SharePoint Services odstranit kolekci webů, aniž by měl vlastník možnost potvrdit používání. Povolíte-li tuto funkci v rámci společnosti, ujistěte se, zda jste při konfiguraci intervalů pro potvrzení a odstranění zvážili podniková pravidla týkající se dovolených.

• Zálohujte kolekce webů pravidelně, aby bylo možné obnovit poslední kopii, jestliže služba Windows SharePoint Services kolekci nedopatřením odstranila.

  Pokud například konfigurujete automatické odstranění a potvrzení na pátý den každého měsíce, zálohujte server čtvrtý den. Chcete-li tento proces automatizovat, vytvořte na serveru Microsoft SQL Server uložený proces pro kontrolu tabulky webů a automatické zálohování všech položek, jejichž odstranění je plánováno.

Konfigurace odstraňování a potvrzování využití kolekcí webů

Je doporučeno konfigurovat následující nastavení a určit tak dobu, jaká uplyne mezi potvrzením využití kolekce webů a automatickým odstraněním:

• Začátek odesílání oznámení o potvrzení používání kolekce webů

  Počáteční hodnota u oznámení určuje, kdy služba Windows SharePoint Services odešle první oznámení o potvrzení týkající se kolekce webů. Tato hodnota neurčuje četnost oznámení, ale pouze počet dní čekání před prvním oznámením.

• Četnost kontrol kolekcí webů vyžadujících potvrzení a četnost odesílání oznámení

  Hodnota četnosti ovlivňuje, jak často služba Windows SharePoint Services kontroluje server a jak často služba Windows SharePoint Services odesílá oznámení o potvrzení. Nastavíte-li týdenní četnost, bude služba Windows SharePoint Services kontrolovat server týdně a týdně také bude služba Windows SharePoint Services odesílat oznámení, a to ihned po kontrole serveru.

• Doba kontroly a odeslání oznámení

  Nastavte dobu podle vašich potřeb. Pokud je například většina uživatelů online během dne a používají server, je vhodné pro kontroly nastavit noční hodinu.

• Počet oznámení odeslaných před povolením automatického odstranění

  Nastavením této hodnoty zajistíte, že před odstraněním kolekce webů službou Windows SharePoint Services obdrží vlastníci oznámení. Počet oznámení závisí také na četnosti; nastavíte-li tedy denní kontroly s třiceti připomenutími před odstraněním, bude služba Windows SharePoint Services před odstraněním kolekce webů vlastníkovi odesílat oznámení každý den po dobu jednoho měsíce.

Tyto doby nastavte podle potřeb organizace. Ve větší organizaci, kde uživatelé mohou potřebovat uchovávat data delší dobu, je vhodné zadat delší intervaly. Můžete například nastavit odeslání oznámení po 180 dnech s měsíční četností a odstranění po šesti měsících bez potvrzení. Pokud jste hostitelem bezplatných webů zákazníků, můžete tyto intervaly zkrátit. Odesílejte například oznámení po 45 dnech s týdenní četností a odstranění proveďte po čtyřech týdnech. Jestliže hostíte weby za poplatek, nemůžete tuto funkci používat, pokud nemáte strategii automatizovaného zálohování, která umožní na požádání weby obnovit.

V následující tabulce jsou uvedeny jednotlivé položky nastavení tak, jak jsou zobrazeny na stránce Konfigurovat potvrzení o používání kolekce webů a automatické odstranění, a také výchozí a minimální hodnoty.

Ve scénáři používajícím uvedené výchozí hodnoty odešle služba Windows SharePoint Services první oznámení po 90 dnech. Další oznámení bude služba Windows SharePoint Services odesílat každý týden po dobu následujících pěti týdnů. Pokud vlastník nebo sekundární kontakt nepotvrdí používání kolekce webů, odstraní služba Windows SharePoint Services tuto kolekci v šestém týdnu po počátečním oznámení. Jestliže vlastník nebo sekundární kontakt kdykoli potvrdí používání kolekce webů, vynuluje služba Windows SharePoint Services počítání a další e-mailové oznámení neodešle po následujících 90 dnů.

Poznámka:  Nemůže-li služba Windows SharePoint Services z jakéhokoli důvodu e-mailové oznámení odeslat, nebude služba Windows SharePoint Services v počítání pokračovat. Pokud například služba Windows SharePoint Services odešle tři oznámení, ale odeslání čtvrtého se nezdaří, nebude počet zvýšen, dokud služba Windows SharePoint Services úspěšně neodešle čtvrté oznámení.

Služba Microsoft SharePoint Timer provádí časové úlohy, jako jsou funkce potvrzení a automatického odstranění. Zadané doby a intervaly podléhají stejným pravidlům jako jiné úlohy prováděné ve službě Windows SharePoint Services pomocí služby SharePoint Timer.

Příbuzná témata

Povolení samoobslužného vytváření webů

Naplánování časových úloh