Konfigurace knihoven dokumentů s podporou e-mailu

Služba Microsoft Windows SharePoint Services zahrnuje možnost propojit knihovnu dokumentů s veřejnou složkou založenou na serveru Microsoft Exchange 2000 nebo vyšším. Všechny dokumenty přiložené ke zprávám ve veřejné složce mohou být automaticky vloženy do knihovny dokumentů; knihovna dokumentů potom zobrazí dokument, adresu odesílatele, řádek předmětu a datum a čas vložení dokumentu do knihovny. Text e-mailové zprávy není zachován. Ve veřejné složce zůstane, do knihovny dokumentů však přenesen není.

Uživatel může jednoduše odeslat e-mail s připojeným dokumentem do veřejné složky; dokument bude automaticky přidán do správné knihovny dokumentů na webu služby SharePoint. Jestliže používáte například šablonu XML k uložení informací o fakturách, může uživatel vyplnit fakturu a odeslat ji e-mailem do veřejné složky. Soubor XML je potom vystaven v knihovně dokumentů a je k dispozici pro zahrnutí do rozsáhlejších sestav týkajících se faktur nebo pro snadné vyhledání.

Zabezpečení e-mailu a knihovny dokumentů

Tato funkce zajišťuje přenos dokumentů pomocí e-mailu, používá proto stejná pravidla zabezpečení jako všechny e-mailové zprávy. Před zapnutím této funkce byste měli být informováni o následujících problémech a slabých místech:

• E-mailové zprávy mohou procházet přes brány firewall. Externí uživatelé mohou proto pomocí této metody odesílat dokumenty na interní web služby SharePoint. Tato možnost je užitečná v řadě scénářů, například při odesílání vyúčtování výdajů pracovníky v terénu, může však také otevřít web nevyžádaným e-mailovým zprávám. Informace o řízení nevyžádané pošty ve veřejných složkách naleznete v dokumentaci k serveru Exchange 2000.
• E-mailové zprávy mohou přenášet dokumenty obsahující viry. Může se tedy stát, že se na web dostane dokument s viry. U dokumentů vložených do knihovny dokumentů z příloh e-mailů však lze vyhledávat viry stejně jako u jiných dokumentů v knihovnách. Další informace o vyhledávání virů ve službě Windows SharePoint Services získáte v tématu Antivirová ochrana.
• E-mailové adresy mohou být falešné. Adresa odesílatele je proto uchována ve vlastnostech dokumentu a zobrazena v knihovně dokumentů. Věnujte adresám odesílatele stejně vysokou či nízkou důvěru jako jiným e-mailovým adresám.
• Tato funkce může pracovat díky skutečnosti, že knihovny dokumentů umožňují anonymní vkládání z příloh e-mailů. Práva k přidání přiložených dokumentů do knihovny není možné řídit. Pomocí nástrojů pro správu uživatelů serveru Exchange však lze řídit, kdo může přidat dokumenty přímo do knihovny dokumentů a kdo má práva k vystavení ve veřejné složce.
• Podobně jako u všech veřejných složek nebo knihoven dokumentů existuje také v tomto případě možnost, že uživatel se zlými úmysly přidá do knihovny takové množství dokumentů, že se kapacita úložiště na webu nebo serveru naplní a přístup ostatních uživatelů k webu nebo serveru bude zablokován. Je nezbytné, abyste seznam uživatelů s přístupem k veřejné složce řídili. Zvažte také řízení velikosti webu pomocí kvót. Další informace o kvótách získáte v tématu Kvóty a uzamčení.

Tato funkce je spojena s pravidly pro blokování přípon souborů pro určitou knihovnu dokumentů. Všechny dokumenty s příponami souborů, které jsou blokovány na úrovni serveru, jsou také blokovány a nelze je přidat do knihovny dokumentů s podporou e-mailu. Pokud odešlete do veřejné složky například soubor s příponou EXE, nebude přenesen do knihovny dokumentů. Další informace o blokovaných typech souborů získáte v tématu Konfigurace blokovaných typů souborů.

Způsob fungování

Služba Microsoft SharePoint Timer Service řídí dobu, kdy jsou ve veřejné složce kontrolovány nové připojené dokumenty. Je-li spuštěna událost služby SharePoint Timer Service, zkontroluje služba nové dokumenty ve veřejné složce a vloží je do knihovny dokumentů. Služba SharePoint Timer Service dokumenty pouze vloží; neaktualizuje je, nepřepíše ani neodstraní. Pokud je stejný dokument přidán do knihovny dokumentů více než jednou, zobrazí se v ní více než jednou. Jednotlivé dokumenty však v knihovně dokumentů mají jednoznačný název souboru (je generován automaticky přidáním čísel, například čísla 1, za název souboru; soubor s názvem soubor.doc bude při opětovném přidání označen názvem soubor1.doc).

Tuto funkci je možné použít u libovolné knihovny dokumentů nebo libovolného seznamu založeného na šabloně knihovny dokumentů, například u knihovny vlastních dokumentů. Výjimku tvoří knihovna obrázků, která není podporována. Data odeslaná do knihovny dokumentů s dokumentem jsou pevná. Jakákoli další pole (i povinná pole) zadaná ve vlastnostech knihovny dokumentů jsou při vkládání dokumentů ignorována.

Správa veřejné složky

Před zapnutím této funkce je nutné konfigurovat veřejnou složku na serveru Exchange pro práci se službou Windows SharePoint Services. Po nakonfigurování funkce je třeba na serveru Exchange pokračovat v provádění úkolů týkajících se správy veřejné složky.

Chcete-li tuto funkci používat, je nutné provést pomocí nástrojů pro správu serveru Exchange 2000 následující akce:

• Vytvořit veřejnou složku.
• Udělit přístup ke čtení příslušným účtům fondu aplikací služby Windows SharePoint Services. Pokud pro všechny virtuální servery používáte jeden účet, udělte přístup tomuto účtu. Používáte-li samostatné účty pro jednotlivé virtuální servery, je nutné udělit účtům virtuálního serveru přístup k příslušným veřejným složkám.

  Jestliže nechcete udělit přístup účtům fondu aplikací, můžete udělit přístup ke čtení veřejné složky anonymnímu uživatelskému účtu. Tento způsob je méně bezpečný než udělení přístupu účtu fondu aplikací.

• Určit e-mailový distribuční seznam, pro který bude povoleno ukládat do veřejné složky, a udělit distribučnímu seznamu příslušný přístup k dané veřejné složce. U veřejné složky bude nutné povolit příjem e-mailu. Ve výchozím nastavení není tato funkce povolena, bude tedy třeba, aby správce serveru Exchange 2000 vytvořit e-mailovou adresu veřejné složky.
• Dále spravovat veřejnou složku a přístup k ní.

Další informace týkající se správy veřejných složek a správy přístupu uživatelů na serveru Exchange 2000 naleznete v dokumentaci k serveru Exchange 2000.

Povolení e-mailového přístupu ke knihovnám dokumentů

Tuto funkci může povolit pouze správce místního serveru nebo člen skupiny správců služby SharePoint. Funkci lze povolit zadáním názvu serveru Exchange na stránce Obecné nastavení virtuálního serveru. Po povolení této funkce na virtuálním serveru ji pro knihovnu dokumentů na svém webu může povolit kterýkoli správce webu na daném virtuálním serveru.

Příbuzná témata

Konfigurace knihoven dokumentů s podporou e-mailu

Antivirová ochrana

Kvóty a uzamčení

Konfigurace blokovaných typů souborů